Privatlivspolitik
 

1. INDLEDNING

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Aetas Diagnostics ApS behandler personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, når vi er dataansvarlige.

Privatlivspolitikken gælder, når du kontakter os, besøger vores hjemmeside, bestiller tid, modtager undersøgelse, diagnostik, behandling eller biologiske analyser hos os, tilmelder dig nyhedsbrev eller på anden måde er i kontakt med Aetas Diagnostics ApS.

2. DATAANSVARLIG

Aetas Diagnostics ApS
Strandvejen 64D, 2.
2900 Hellerup
CVR-nr.: 41304731
Telefon: +45 70 70 74 64

Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), og denne kan kontaktes på:
info@aetas.dk

3. ROLLEFORDELING

Når vi behandler dig direkte som patient eller klient, er Aetas Diagnostics ApS dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Når vi i en konkret opgave udfører analyser eller laboratorieydelser på vegne af en anden sundhedsudbyder, klinik, virksomhed eller offentlig myndighed, kan vi handle som databehandler efter instruks fra den pågældende dataansvarlige. I sådanne tilfælde vil den pågældende dataansvarlige normalt også give dig information om behandlingen af dine personoplysninger.

4. KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:

a) Almindelige personoplysninger
Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, køn, bookingoplysninger, betalingsoplysninger, faktureringsoplysninger, korrespondance og andre oplysninger, som du selv giver os.

b) Særlige kategorier af personoplysninger
Helbredsoplysninger, herunder sygehistorie, symptomer, prøvesvar, laboratorieresultater, henvisninger, diagnoser, behandlingsoplysninger, medicinoplysninger, journaloplysninger og i relevante tilfælde genetiske oplysninger.

c) CPR-nummer
Vi behandler kun CPR-nummer, når det er nødvendigt for sikker identifikation, journalføring, prøvehåndtering, indberetning eller anden lovlig drift i overensstemmelse med gældende regler.

5. HVOR KOMMER OPLYSNINGERNE FRA?

Vi modtager som udgangspunkt oplysninger direkte fra dig.

Hvis det er nødvendigt for undersøgelse, diagnostik, behandling eller analyse, kan vi også modtage oplysninger fra for eksempel:
- din henvisende læge
- andre sundhedspersoner eller behandlingssteder
- hospitaler
- laboratorier
- offentlige myndigheder
- virksomheder eller andre samarbejdspartnere, hvis de bestiller en ydelse på dine vegne og det er lovligt

6. FORMÅL OG RETSGRUNDLAG

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

6.1 Henvendelser, tidsbestilling og administration
Vi behandler dine oplysninger for at kunne besvare din henvendelse, administrere tidsbestilling, sende praktisk information og gennemføre aftaleforhold med dig.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, og i visse tilfælde artikel 6, stk. 1, litra f.

6.2 Undersøgelser, diagnostik, behandling og biologiske analyser
Vi behandler dine oplysninger for at kunne planlægge og gennemføre undersøgelser, diagnostik, behandlinger og biologiske analyser samt for at kunne yde sundhedsfaglig rådgivning.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og artikel 9, stk. 2, litra h, sammenholdt med gældende sundhedslovgivning.

6.3 Journalføring og klinisk dokumentation
Vi behandler dine oplysninger for at oprette, føre og opbevare patientjournal samt anden nødvendig klinisk dokumentation.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og artikel 9, stk. 2, litra h, sammenholdt med sundhedsloven og de til enhver tid gældende regler om journalføring.

6.4 Fakturering, betaling og bogføring
Vi behandler dine oplysninger for at kunne udstede faktura, registrere betalinger og opfylde vores bogførings- og regnskabsretlige forpligtelser.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

6.5 Lovpligtige indberetninger og videregivelser
Vi kan behandle og videregive oplysninger til relevante myndigheder eller andre sundhedsaktører, når det følger af lovgivningen, eller når det er nødvendigt for den konkrete behandling.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og hvor relevant artikel 9, stk. 2, litra i eller litra h.

6.6 Sikker drift, informationssikkerhed, kvalitetskontrol og dokumentation
Vi behandler oplysninger for at sikre forsvarlig drift af vores systemer, adgangsstyring, logning, fejlfinding, patientsikkerhed, kvalitetskontrol, håndtering af klager og dokumentation af korrekt proceshåndtering.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og hvor behandlingen sker som led i sundhedsfaglig dokumentation eller kvalitetssikring, også artikel 9, stk. 2, litra h, i det omfang dette er relevant.

6.7 Nyhedsbreve og direkte markedsføring
Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller giver samtykke til at modtage markedsføringsmateriale, behandler vi dine kontaktoplysninger til dette formål.

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at bruge afmeldingslinket i nyhedsbrevet eller ved at kontakte os.

6.8 Hjemmeside og cookies
Når du besøger vores hjemmeside, kan vi behandle oplysninger om dit besøg, herunder ved brug af cookies og lignende teknologier.

Nødvendige cookies anvendes for at sikre hjemmesidens funktion. Statistik- og markedsføringscookies anvendes kun, hvis du har givet samtykke til det via vores cookie-løsning.

Der henvises i øvrigt til vores cookiepolitik.

6.9 Forskning, udvikling og statistik
Hvis vi ønsker at anvende identificerbare personoplysninger eller helbredsoplysninger til forsknings- eller udviklingsformål, sker dette kun, når vi har et gyldigt retsgrundlag, og når de nødvendige betingelser i lovgivningen er opfyldt.

Hvor det er muligt, anvender vi anonymiserede eller aggregerede data, som ikke længere kan henføres til dig.

Denne privatlivspolitik udgør ikke i sig selv et generelt samtykke til forskning eller udviklingsprojekter.

7. ER DET OBLIGATORISK AT GIVE OPLYSNINGERNE?

Visse oplysninger er nødvendige for, at vi kan identificere dig korrekt, føre journal, gennemføre undersøgelser, behandlinger eller analyser samt opfylde vores lovmæssige forpligtelser.

Hvis vi ikke modtager de nødvendige oplysninger, kan det betyde, at vi ikke kan tilbyde eller gennemføre den ønskede ydelse.

8. GENETISKE ANALYSER

Hvis vi tilbyder genetiske analyser, vil du modtage særskilt information om formålet med analysen, analysens omfang, mulige sekundære fund og eventuelle konsekvenser for dig og dine familiemedlemmer.

Hvor det er nødvendigt, indhenter vi et særskilt samtykke forud for genetiske analyser.

9. AI-ASSISTERET DOKUMENTATION VED KONSULTATIONER

Vi kan anvende et AI-assisteret dokumentationsværktøj til at understøtte udarbejdelsen af journalnotater i forbindelse med konsultationer.

Hvis værktøjet anvendes, sker behandlingen alene med henblik på transskription og dokumentationsstøtte. Værktøjet træffer ikke medicinske beslutninger og foretager ikke kliniske vurderinger.

Al klinisk dokumentation gennemgås, vurderes og godkendes altid af en autoriseret sundhedsperson, før den indgår i journalen.

Lydoptagelser og eventuelle mellemprodukter behandles via en sikker forbindelse og opbevares kun så længe, det er nødvendigt til dokumentationsformålet. Lyd slettes eller anonymiseres senest 30 dage efter optagelsen. Eventuelle transskriptioner eller udkast opbevares hosvores eksterne databehandler i 30 dage i deres enkrypterede system, medmindre indholdet indgår i patientjournalen eller skal opbevares længere efter gældende regler. Systemet vi benytter er godkendt som medicinsk udstyr og følger GDPR reglerne.

Hvis du ikke ønsker, at denne dokumentationsmetode anvendes, kan du oplyse os om det, og vi vil så vidt muligt anvende manuel dokumentation i stedet.

10. MODTAGERE AF OPLYSNINGER

Vi kan videregive eller overlade oplysninger til følgende modtagere, når det er nødvendigt og lovligt:
- andre sundhedspersoner, klinikker, hospitaler eller laboratorier
- offentlige myndigheder
- vores databehandlere, herunder leverandører af journalsystemer, hosting, IT-drift, support, betalingsløsninger, bogholderi og nyhedsbrevssystemer
- andre modtagere, hvis du har givet samtykke, eller hvis lovgivningen i øvrigt giver adgang til det

Vi sælger ikke dine personoplysninger.

11. OVERFØRSEL TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS

Hvis det er nødvendigt for den konkrete behandling, analyse eller drift, kan vi overføre personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS.

Sådanne overførsler sker kun, hvis der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

Hvis vi overfører oplysninger til Storbritannien eller Schweiz, kan dette ske på grundlag af Europa-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser.

Hvis vi overfører oplysninger til USA, sker dette kun til modtagere, der er omfattet af et gyldigt overførselsgrundlag, for eksempel EU-U.S. Data Privacy Framework eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser suppleret med nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.

Du kan kontakte os for yderligere information om det konkrete overførselsgrundlag.

12. OPBEVARING AF OPLYSNINGER

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de formål, hvortil de er indsamlet, og så længe vi er forpligtet til det efter lovgivningen.

12.1 Patientjournaler
Patientjournaler opbevares i mindst 10 år fra den seneste optegnelse i journalen, medmindre længere opbevaring følger af lovgivningen.

12.2 Regnskabs- og bogføringsmateriale
Regnskabs- og bogføringsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre længere opbevaring følger af lovgivningen.

12.3 Nyhedsbreve
Oplysninger, der behandles med henblik på udsendelse af nyhedsbreve, opbevares, indtil du trækker dit samtykke tilbage eller afmelder dig.

12.4 Henvendelser uden behandlingsforløb
Oplysninger i almindelige henvendelser, som ikke fører til et behandlingsforløb, opbevares i 12 måneder, medmindre der er behov for længere opbevaring af dokumentationshensyn.

12.5 Biologiske prøver
Biologiske prøver opbevares kun så længe, det er nødvendigt for analyse, kvalitetssikring, eventuel genanalyse eller for at opfylde lovmæssige krav. Når prøven ikke længere er nødvendig, destrueres eller anonymiseres den forsvarligt.

Hvis vi ønsker at opbevare biologiske prøver til biobank, forskning eller andre sekundære formål, vil du modtage særskilt information og blive bedt om samtykke, hvis det er påkrævet.

13. SIKKERHED

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, tab, ødelæggelse eller misbrug.

Adgang til personoplysninger er begrænset til medarbejdere og samarbejdspartnere, der har et sagligt behov for adgang.

Vi opfordrer dig til ikke at sende følsomme personoplysninger eller helbredsoplysninger til os via almindelig, ukrypteret e-mail, medmindre vi udtrykkeligt har anvist det.

14. DINE RETTIGHEDER

Du har efter databeskyttelsesreglerne som udgangspunkt følgende rettigheder:
- ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
- ret til berigtigelse af urigtige oplysninger
- ret til begrænsning af behandling i visse tilfælde
- ret til sletning i visse tilfælde
- ret til dataportabilitet i visse tilfælde
- ret til at gøre indsigelse mod visse former for behandling
- ret til at trække samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Der kan gælde begrænsninger i disse rettigheder efter databeskyttelsesreglerne og sundhedslovgivningen, herunder reglerne om journalføring og opbevaringspligt.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på info@aetas.dk eller telefon +45 70 70 74 64.

15. AUTOMATISEREDE AFGØRELSER

Vi anvender som udgangspunkt ikke afgørelser, der udelukkende er baseret på automatiseret behandling, herunder profilering, som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende vis væsentligt påvirker dig.

Hvis dette ændrer sig, vil du modtage særskilt information herom.

16. KLAGE

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har også ret til at indgive klage til Datatilsynet.

17. ÆNDRINGER I PRIVATLIVSPOLITIKKEN

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger eller i gældende ret.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

___________________________________________________

Privacy Policy

1. INTRODUCTION

This Privacy Policy describes how Aetas Diagnostics ApS processes personal data, including health data, when we act as data controller.

This Privacy Policy applies when you contact us, visit our website, book an appointment, receive examination, diagnostics, treatment or biological analyses from us, subscribe to our newsletter, or otherwise interact with Aetas Diagnostics ApS.

2. DATA CONTROLLER

Aetas Diagnostics ApS
Strandvejen 64D, 2.
2900 Hellerup
CVR no.: 41304731
Telephone: +45 70 70 74 64

We have appointed a Data Protection Officer (DPO), who can be contacted at:
info@aetas.dk

3. ALLOCATION OF ROLES

When we process your data directly as a patient or client, Aetas Diagnostics ApS is the data controller for the processing of your personal data.

When, in a specific assignment, we perform analyses or laboratory services on behalf of another healthcare provider, clinic, company or public authority, we may act as a data processor on the instructions of the relevant data controller. In such cases, the relevant data controller will normally also provide you with information about the processing of your personal data.

4. CATEGORIES OF PERSONAL DATA

We may process the following categories of personal data about you:

a) General personal data
Name, address, email address, telephone number, date of birth, gender, booking information, payment information, invoicing information, correspondence, and other information that you provide to us.

b) Special categories of personal data
Health data, including medical history, symptoms, test results, laboratory results, referrals, diagnoses, treatment information, medication information, medical record information and, where relevant, genetic data.

c) CPR number
We only process your CPR number when necessary for secure identification, medical record-keeping, sample handling, reporting, or other lawful operations in accordance with applicable rules.

5. WHERE DO THE DATA COME FROM?

As a general rule, we receive information directly from you.

If necessary for examination, diagnostics, treatment or analysis, we may also receive information from, for example:
- your referring doctor
- other healthcare professionals or treatment facilities
- hospitals
- laboratories
- public authorities
- companies or other business partners, if they order a service on your behalf and this is lawful

6. PURPOSES AND LEGAL BASIS

We process your personal data for the following purposes:

6.1 Enquiries, appointment booking and administration
We process your data in order to respond to your enquiry, administer appointment bookings, send practical information and manage our contractual relationship with you.

The legal basis is Article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation and, in certain cases, Article 6(1)(f).

6.2 Examinations, diagnostics, treatment and biological analyses
We process your data in order to plan and carry out examinations, diagnostics, treatments and biological analyses, and to provide healthcare advice.

The legal basis is Article 6(1)(c) and Article 9(2)(h) of the General Data Protection Regulation, in conjunction with applicable healthcare legislation.

6.3 Medical record-keeping and clinical documentation
We process your data in order to create, maintain and store patient records and other necessary clinical documentation.

The legal basis is Article 6(1)(c) and Article 9(2)(h) of the General Data Protection Regulation, in conjunction with the Danish Health Act and the rules on medical record-keeping applicable at any given time.

6.4 Invoicing, payment and bookkeeping
We process your data in order to issue invoices, register payments and comply with our bookkeeping and accounting obligations.

The legal basis is Article 6(1)(c) of the General Data Protection Regulation.

6.5 Mandatory reporting and disclosures
We may process and disclose data to relevant authorities or other healthcare actors where this follows from legislation or is necessary for the specific treatment.

The legal basis is Article 6(1)(c) and, where relevant, Article 9(2)(i) or Article 9(2)(h) of the General Data Protection Regulation.

6.6 Secure operations, information security, quality control and documentation
We process data to ensure the secure operation of our systems, access management, logging, troubleshooting, patient safety, quality control, complaint handling and documentation of proper process management.

The legal basis is Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation and, where processing takes place as part of healthcare documentation or quality assurance, also Article 9(2)(h) to the extent relevant.

6.7 Newsletters and direct marketing
If you subscribe to our newsletter or consent to receiving marketing material, we process your contact details for this purpose.

The legal basis is Article 6(1)(a) of the General Data Protection Regulation.

You may withdraw your consent at any time by using the unsubscribe link in the newsletter or by contacting us.

6.8 Website and cookies
When you visit our website, we may process information about your visit, including through the use of cookies and similar technologies.

Necessary cookies are used to ensure the proper functioning of the website. Statistical and marketing cookies are only used if you have consented to this via our cookie solution.

Please also refer to our Cookie Policy.

6.9 Research, development and statistics
If we wish to use identifiable personal data or health data for research or development purposes, this will only take place where we have a valid legal basis and where the necessary legal conditions have been met.

Where possible, we use anonymised or aggregated data that can no longer be attributed to you.

This Privacy Policy does not in itself constitute a general consent to research or development projects.

7. IS IT MANDATORY TO PROVIDE THE DATA?

Certain data are necessary in order for us to identify you correctly, maintain medical records, carry out examinations, treatments or analyses, and comply with our legal obligations.

If we do not receive the necessary data, this may mean that we are unable to offer or carry out the requested service.

8. GENETIC ANALYSES

If we offer genetic analyses, you will receive separate information about the purpose of the analysis, the scope of the analysis, possible secondary findings and any consequences for you and your family members.

Where necessary, we will obtain separate consent prior to conducting genetic analyses.

9. AI-ASSISTED DOCUMENTATION DURING CONSULTATIONS

We may use an AI-assisted documentation tool to support the preparation of medical records in connection with consultations.

If the tool is used, the processing takes place solely for the purpose of transcription and documentation support. The tool does not make medical decisions and does not perform clinical assessments.

All clinical documentation is always reviewed, assessed and approved by an authorised healthcare professional before it is entered into the patient record.

Audio recordings and any interim products are processed via a secure connection and are retained only for as long as necessary for the documentation purpose. Audio is deleted or anonymised no later than 30 days after the recording. Any transcripts or drafts are stored by our external data processor for 30 days in their encrypted system, unless the content forms part of the patient record or must be retained for a longer period under applicable rules. The system we use is approved as a medical device and complies with the GDPR.

If you do not wish this documentation method to be used, you may inform us accordingly, and we will, as far as possible, use manual documentation instead.

10. RECIPIENTS OF DATA

We may disclose or transfer data to the following recipients where necessary and lawful:
- other healthcare professionals, clinics, hospitals or laboratories
- public authorities
- our data processors, including providers of medical record systems, hosting, IT operations, support, payment solutions, bookkeeping and newsletter systems
- other recipients, if you have given consent or where disclosure is otherwise permitted by law

We do not sell your personal data.

11. TRANSFERS TO COUNTRIES OUTSIDE THE EU/EEA

If necessary for the specific treatment, analysis or operation, we may transfer personal data to recipients outside the EU/EEA.

Such transfers will only take place where a valid transfer basis exists under data protection law.

If we transfer data to the United Kingdom or Switzerland, this may take place on the basis of the European Commission’s adequacy decisions.

If we transfer data to the United States, this will only take place to recipients covered by a valid transfer basis, for example the EU-U.S. Data Privacy Framework or the European Commission’s Standard Contractual Clauses supplemented by necessary safeguards.

You may contact us for further information about the specific transfer basis.

12. RETENTION OF DATA

We retain your personal data for as long as necessary for the purposes for which they were collected and for as long as we are required to do so under applicable law.

12.1 Patient records
Patient records are retained for at least 10 years from the date of the most recent entry in the record, unless a longer retention period is required by law.

12.2 Accounting and bookkeeping material
Accounting and bookkeeping material is retained for 5 years from the end of the financial year to which the material relates, unless a longer retention period is required by law.

12.3 Newsletters
Data processed for the purpose of sending newsletters are retained until you withdraw your consent or unsubscribe.

12.4 Enquiries not resulting in treatment
Data contained in ordinary enquiries that do not result in a course of treatment are retained for 12 months, unless a longer retention period is necessary for documentation purposes.

12.5 Biological samples
Biological samples are retained only for as long as necessary for analysis, quality assurance, possible re-analysis, or to comply with legal requirements. When the sample is no longer necessary, it is securely destroyed or anonymised.

If we wish to retain biological samples for a biobank, research or other secondary purposes, you will receive separate information and be asked for consent if required.

13. SECURITY

We have implemented appropriate technical and organisational security measures to protect personal data against unauthorised access, alteration, loss, destruction or misuse.

Access to personal data is restricted to employees and partners who have a legitimate need for access.

We encourage you not to send sensitive personal data or health data to us by ordinary, unencrypted email unless we have expressly instructed you to do so.

14. YOUR RIGHTS

Under data protection law, you generally have the following rights:
- the right of access to the personal data we process about you
- the right to rectification of inaccurate data
- the right to restriction of processing in certain cases
- the right to erasure in certain cases
- the right to data portability in certain cases
- the right to object to certain forms of processing
- the right to withdraw consent where processing is based on consent

These rights may be subject to limitations under data protection law and healthcare legislation, including rules on medical record-keeping and retention obligations.

If you wish to exercise your rights, you may contact us at info@aetas.dk or by telephone at +45 70 70 74 64.

15. AUTOMATED DECISION-MAKING

As a general rule, we do not use decisions based solely on automated processing, including profiling, which produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you.

If this changes, you will receive separate information about it.

16. COMPLAINTS

If you are dissatisfied with our processing of your personal data, you are welcome to contact us first.

You also have the right to lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency.

17. CHANGES TO THIS PRIVACY POLICY

We may update this Privacy Policy if changes occur in our processing of personal data or in applicable law.

The version in force at any given time will be available on our website.

___________________________________________________

Salgs- og handelsbetingelser 

1. Virksomhedsoplysninger
Aetas Diagnostics ApS
Strandvejen 64D, 2.
2900 Hellerup
Telefon: +45 70 70 74 64
CVR-nr.: 41304731

2. Anvendelsesområde
Disse salgs- og handelsbetingelser gælder for køb og booking hos Aetas Diagnostics ApS (“Aetas”), herunder:

1. sundhedsfaglige ydelser, undersøgelser, konsultationer og biologiske analyser,
2. køb af fysiske varer,
3. køb af årspakker eller andre tilbagevendende serviceforløb, og
4. eventuelle særskilte formidlings- eller rådgivningsydelser, når dette udtrykkeligt fremgår af den konkrete aftale.

For forbrugere gælder ufravigelig dansk lovgivning forud for disse betingelser. For erhvervskunder gælder disse betingelser medmindre andet er skriftligt aftalt.

3. Aftaleindgåelse og booking
En aftale er indgået, når Aetas har modtaget kundens bestilling og sendt en ordrebekræftelse pr. e-mail eller på andet varigt medium. Ved onlinebestilling skal det tydeligt fremgå, at bestillingen medfører betalingsforpligtelse. Aetas sender ordrebekræftelse, aftalevilkår og eventuelle oplysninger om fortrydelsesret på e-mail eller andet varigt medium. Kunden er ansvarlig for, at de oplysninger, der afgives ved bestilling og booking, er korrekte og ajourførte. 

4. Alder, samtykke og betaling
Personer under 18 år kan kun indgå aftale om køb, booking og betaling hos Aetas med samtykke fra forældremyndighedsindehaver eller værge, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.
For sundhedsfaglig undersøgelse og behandling gælder, at patienter, der er fyldt 15 år, som udgangspunkt selv afgiver informeret samtykke til behandling. For patienter under 15 år afgives samtykke som udgangspunkt af forældremyndighedens indehaver. Aetas kan kræve dokumentation for samtykke og betalingsansvar, når patienten er under 18 år. 

5. Personoplysninger og journaloplysninger
Ved booking og behandling kan Aetas behandle navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nummer eller andet relevant identifikationsnummer, helbredsoplysninger, biologiske prøver og analyseoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for identifikation, journaldokumentation, levering af sundhedsydelser, fakturering, opfølgning og overholdelse af gældende lovgivning.
Aetas behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret og Aetas’ privatlivspolitik, som er tilgængelig på aetas.dk. Ved booking bekræfter kunden at have modtaget eller haft adgang til oplysningerne i privatlivspolitikken. Eventuelle samtykker til markedsføring eller andre frivillige behandlingsaktiviteter indhentes særskilt. 

6. Ydelser og produkter
Beskrivelse af Aetas’ ydelser, undersøgelser, pakker, biomarkører, tillægsmoduler og produkter fremgår af hjemmesiden eller af konkret tilbud. Aetas forbeholder sig ret til fagligt begrundede justeringer i undersøgelsesforløbet, når dette er nødvendigt af sundhedsfaglige årsager.
Ekstra konsultationstid, tillægsprøver og ydelser ud over det købte forløb faktureres kun, hvis det er særskilt aftalt med kunden, eller hvis det er nødvendigt som led i et fagligt forsvarligt forløb og prisgrundlaget er oplyst på forhånd eller snarest muligt derefter.

7. Priser, moms og betaling
Alle priser over for forbrugere oplyses i DKK inklusive moms og øvrige obligatoriske afgifter og gebyrer, medmindre den konkrete ydelse er momsfritaget. Momsstatus afgøres efter den konkrete ydelses karakter og formål. Sundhedsydelser og andre ydelser, som er momsfrie efter gældende regler, faktureres uden moms. Momspligtige ydelser, varer og eventuelle erklæringer/attester faktureres med moms efter gældende regler.
Ved fysiske varer, der skal sendes til forbrugere, trækkes kortbetaling som udgangspunkt først, når varen er afsendt. Ved sundhedsfaglige ydelser, konsultationer og booking af tider kan betaling opkræves ved bestilling eller forud for den bookede tid.
Ved forsinket betaling kan Aetas opkræve renter og rimelige inddrivelsesomkostninger i overensstemmelse med renteloven. 

8. Fortrydelsesret ved fjernsalg til forbrugere
Når en forbruger køber varer eller tjenesteydelser hos Aetas via nettet eller på anden måde ved fjernsalg, har forbrugeren som udgangspunkt 14 dages fortrydelsesret.
Ved køb af varer løber fristen fra den dag, hvor varen modtages. Ved køb af tjenesteydelser og årspakker løber fristen fra aftalens indgåelse.
Hvis forbrugeren ønsker, at en tjenesteydelse skal påbegyndes inden udløbet af fortrydelsesfristen, skal forbrugeren udtrykkeligt anmode om dette. Hvis forbrugeren derefter fortryder aftalen, kan Aetas opkræve et forholdsmæssigt beløb for den del af ydelsen, der allerede er leveret, forudsat at Aetas forinden har oplyst forbrugeren herom.
Ved gyldig fortrydelse tilbagebetaler Aetas modtagne betalinger uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest 14 dage efter modtagelsen af meddelelsen om fortrydelse. Tilbagebetaling sker som udgangspunkt med samme betalingsmiddel, som blev anvendt ved den oprindelige betaling. Aetas stiller en standardfortrydelsesformular til rådighed og modtager også fortrydelse via vores kontakt formular på aetas.dk

9. Afbestilling, ombooking og udeblivelse
Reglerne i dette punkt begrænser ikke kundens lovbestemte fortrydelsesret efter punkt 8.
Uden for den lovbestemte fortrydelsesret gælder følgende afbestillingsregler:

• Tider til prøvetagning kan afbestilles eller ombookes uden gebyr indtil 96 timer før det aftalte tidspunkt.
• Ved afbestilling senere end 96 timer, men tidligere end 24 timer før det aftalte tidspunkt, kan Aetas udstede et tilgodebevis i stedet for refusion.
• Ved afbestilling mindre end 24 timer før prøvetagning refunderes beløbet som udgangspunkt ikke.
• Ved lægekonsultationer og konsultationer i forbindelse med hormonterapiforløb skal afbestilling eller ombooking ske senest 72 timer før det aftalte tidspunkt. Ved senere afbestilling eller udeblivelse er Aetas berettiget til at opkræve det fulde honorar.
• Ved udeblivelse fra prøvetagning kan Aetas opkræve et udeblivelsesgebyr på 1.000 DKK, forudsat at gebyret og betingelserne herfor er oplyst klart forud for booking.

Aflysning og ombooking skal ske skriftligt via den e-mailadresse, som bookingbekræftelsen fremsendes fra, eller via kontaktformularen på aetas.dk.

10. Levering, reklamation og returnering af varer
Hvis Aetas sælger fysiske varer, oplyses forventet leveringstid ved bestilling eller i ordrebekræftelsen. Risikoen for varen overgår først til forbrugeren, når varen er leveret til kunden.
Ved køb af varer har forbrugere 2 års reklamationsret efter købeloven. Reklamation skal ske inden rimelig tid efter, at fejlen er opdaget. Hvis varen er mangelfuld, har kunden de rettigheder, der følger af dansk ret, herunder efter omstændighederne reparation, omlevering, forholdsmæssigt afslag, ophævelse eller erstatning. Hvis reklamationen er berettiget, afholder Aetas rimelige og nødvendige omkostninger til returnering. 

11. Sundhedsfaglige ydelser, analyser og recepter
Alle sundhedsfaglige vurderinger, behandlingsbeslutninger og eventuelle recepter beror på en individuel lægefaglig vurdering. Betaling for en konsultation, et forløb eller et receptgebyr er ikke i sig selv en garanti for, at der udstedes recept, ordineres en bestemt behandling eller opnås et bestemt resultat.
Svartider på analyser og undersøgelser er vejledende. Der kan forekomme forsinkelser eller behov for fornyet prøvetagning ved tekniske fejl, kvalitetsproblemer, uklare resultater eller forhold uden for Aetas’ kontrol. Hvis fejl skyldes Aetas eller dennes leverandører, udføres nødvendig omprøve eller gentagelse uden ny betaling for samme ydelse.
Information på hjemmesiden og i generelt informationsmateriale er alene generel information og kan ikke erstatte individuel sundhedsfaglig rådgivning.

12. Årspakker og tilbagevendende serviceforløb
For private kunder anbefales og anvendes som udgangspunkt en model, hvor Baseline, Health Intelligence eller tilsvarende forløb sælges som en 12-måneders årspakke, der udløber automatisk ved periodens ophør, medmindre kunden aktivt fornyer forløbet. Der sker således ikke automatisk fornyelse til en ny bindingsperiode, medmindre dette er særskilt aftalt og lovligt varslet.
Hvis Aetas på et senere tidspunkt tilbyder egentlige løbende abonnementer til private forbrugere, vil sådanne abonnementer blive reguleret af særskilte abonnementsvilkår, herunder regler om opsigelse, varsling af ændringer og opsigelse på samme medie eller platform, som aftalen blev indgået på. 

13. Ændringer i priser og vilkår
Aetas kan ændre priser og vilkår for fremtidige køb og nye aftaler. Allerede indgåede aftaler ændres ikke ensidigt til ugunst for kunden, medmindre dette er klart aftalt, sagligt begrundet og varslet i overensstemmelse med gældende ret.
Ved væsentlige ændringer i løbende aftaler eller andre aftaler, hvor kunden er bundet over tid, varsles kunden individuelt og i rimelig tid. Hvis ændringen er væsentligt bebyrdende for kunden, skal kunden kunne opsige aftalen eller undgå at blive bundet af ændringen, medmindre ufravigelig lovgivning eller aftalens karakter medfører andet. 

14. Klager
Klager over køb, fakturering, levering eller andre kommercielle forhold skal først rettes til Aetas via vores kontakt formular på aetas.dk. Hvis en forbruger og Aetas ikke kan finde en løsning, kan forbrugeren klage via Mæglingsteamet for Forbrugerklager og eventuelt Forbrugerklagenævnet i det omfang, sagen opfylder de gældende betingelser.
Hvis klagen vedrører sundhedsfaglig behandling eller en konkret sundhedsperson, kan kunden desuden undersøge mulighederne hos Styrelsen for Patient Sikkerhed. Hvis kunden mener at have lidt en behandlingsskade eller lægemiddelskade, kan der søges erstatning hos Patienterstatningen. 

15. Udenlandske klinikker 

Aetas kan i særlige tilfælde yde generel rådgivning om udenlandske klinikker eller udenlandske leverandører. Medmindre det udtrykkeligt fremgår af den konkrete aftale, er Aetas ikke kontraktpart i kundens aftale med en udenlandsk klinik, et udenlandsk apotek eller en anden tredjepartsleverandør.

16. Ansvar og ansvarsbegrænsning
Intet i disse betingelser begrænser kundens rettigheder efter ufravigelig forbrugerret, sundhedslovgivning, produktansvarslovgivning eller anden ufravigelig lovgivning.
Aetas er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, avancetab eller følgeskader, medmindre andet følger af ufravigelig lov eller grov uagtsomhed/forsæt.
Aetas er ikke ansvarlig for forsinkelser eller manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for Aetas’ rimelige kontrol, jf. punkt 17.

17. Force majeure
Ingen af parterne er ansvarlige for manglende eller forsinket opfyldelse, hvis dette skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol, herunder krig, terror, naturkatastrofer, brand, oversvømmelse, epidemier, myndighedspåbud, omfattende IT-nedbrud, leverancesvigt hos underleverandører eller andre ekstraordinære begivenheder.
Den berørte part skal uden unødig forsinkelse informere den anden part om force majeure-situationen. Hvis situationen varer væsentligt længere end forudsat, kan begge parter opsige den ikke-opfyldte del af aftalen mod tilbagebetaling af beløb for ikke-leverede ydelser.

18. Lovvalg og værneting
Aftalen er underlagt dansk ret. Ufravigelige forbrugerbeskyttelsesregler og regler om kompetent klage- eller domstolsbehandling gælder forud for eventuelle aftalte værnetingsbestemmelser.

___________________________________________________

Terms and Conditions of Sale 

1. Company Information

Aetas Diagnostics ApS
Strandvejen 64D, 2nd floor
2900 Hellerup
Telephone: +45 70 70 74 64
CVR no.: 41304731

2. Scope of Application

These Terms and Conditions of Sale apply to purchases from and bookings made with Aetas Diagnostics ApS (“Aetas”), including:

1. healthcare services, examinations, consultations and biological analyses,
2. the purchase of physical goods,
3. the purchase of annual packages or other recurring service programmes, and
4. any separate intermediary or advisory services, where this is expressly stated in the specific agreement.

Mandatory provisions of Danish law shall prevail over these terms in respect of consumers. For business customers, these terms shall apply unless otherwise agreed in writing.

3. Conclusion of Agreement and Booking

An agreement is deemed concluded when Aetas has received the customer’s order and has sent an order confirmation by email or other durable medium. For online orders, it must be clearly stated that the order entails an obligation to pay. Aetas will send the order confirmation, contractual terms and any information regarding the right of withdrawal by email or other durable medium. The customer is responsible for ensuring that the information provided when placing an order or making a booking is correct and up to date.

4. Age, Consent and Payment

Persons under the age of 18 may only enter into an agreement regarding purchase, booking and payment with Aetas with the consent of a parent, legal guardian or holder of parental responsibility, unless otherwise required by mandatory law.

For healthcare examinations and treatment, patients aged 15 or over shall, as a general rule, provide their own informed consent to treatment. For patients under the age of 15, consent shall, as a general rule, be provided by the holder of parental responsibility. Aetas may require documentation of consent and payment responsibility where the patient is under 18 years of age.

5. Personal Data and Medical Record Information

When making a booking and receiving treatment, Aetas may process the customer’s name, address, telephone number, email address, CPR number or other relevant identification number, health data, biological samples and analysis data to the extent necessary for identification, medical record documentation, the provision of healthcare services, invoicing, follow-up and compliance with applicable law.

Aetas processes personal data in accordance with applicable data protection law and Aetas’ Privacy Policy, which is available at aetas.dk. By making a booking, the customer confirms that they have received or had access to the information set out in the Privacy Policy. Any consent relating to marketing or other voluntary processing activities will be obtained separately.

6. Services and Products

Descriptions of Aetas’ services, examinations, packages, biomarkers, add-on modules and products are available on the website or in a specific offer. Aetas reserves the right to make professionally justified adjustments to an examination or treatment course where this is necessary for healthcare-related reasons.

Additional consultation time, supplementary tests and services beyond the purchased programme will only be invoiced if separately agreed with the customer, or if required as part of a medically and professionally appropriate course of care and the pricing basis has been stated in advance or as soon as reasonably possible thereafter.

7. Prices, VAT and Payment

All prices shown to consumers are stated in DKK inclusive of VAT and other mandatory taxes and fees, unless the specific service is exempt from VAT. VAT status is determined according to the nature and purpose of the specific service. Healthcare services and other services that are VAT-exempt under applicable rules are invoiced without VAT. VAT-liable services, goods and any declarations/certificates are invoiced with VAT in accordance with applicable rules.

For physical goods to be shipped to consumers, card payments will generally not be charged until the goods have been dispatched. For healthcare services, consultations and appointment bookings, payment may be required at the time of booking or in advance of the scheduled appointment.

In the event of late payment, Aetas may charge interest and reasonable debt collection costs in accordance with the Danish Interest Act.

8. Right of Withdrawal for Distance Sales to Consumers

When a consumer purchases goods or services from Aetas online or otherwise through distance selling, the consumer generally has a 14-day right of withdrawal.

For the purchase of goods, the withdrawal period runs from the day the goods are received. For the purchase of services and annual packages, the withdrawal period runs from the date the agreement is concluded.

If the consumer wishes a service to commence before the expiry of the withdrawal period, the consumer must expressly request this. If the consumer subsequently exercises the right of withdrawal, Aetas may charge a proportionate amount for the part of the service already provided, provided that Aetas has informed the consumer accordingly in advance.

In the event of a valid withdrawal, Aetas will refund payments received without undue delay and, as a general rule, no later than 14 days after receipt of the notice of withdrawal. Refunds will generally be made using the same means of payment as used for the original transaction. Aetas makes a standard withdrawal form available and also accepts notices of withdrawal via our contact form at aetas.dk.

9. Cancellation, Rescheduling and Non-Attendance

The provisions of this clause do not limit the customer’s statutory right of withdrawal under clause 8.

Outside the statutory right of withdrawal, the following cancellation rules apply:

• Appointments for sample collection may be cancelled or rescheduled free of charge up to 96 hours before the agreed time.
• If cancellation takes place later than 96 hours but earlier than 24 hours before the agreed time, Aetas may issue a credit note instead of a refund.
• If cancellation takes place less than 24 hours before sample collection, the amount paid will generally not be refunded.
• For medical consultations and consultations related to hormone therapy programmes, cancellation or rescheduling must take place no later than 72 hours before the agreed time. In the event of later cancellation or non-attendance, Aetas is entitled to charge the full fee.
• In the event of non-attendance for sample collection, Aetas may charge a non-attendance fee of DKK 1,000, provided that the fee and the relevant conditions were clearly stated prior to booking.

Cancellation and rescheduling must be made in writing via the email address from which the booking confirmation was sent, or via our contact form at aetas.dk.

10. Delivery, Complaints and Return of Goods

If Aetas sells physical goods, the expected delivery time will be stated at the time of ordering or in the order confirmation. Risk in the goods shall not pass to the consumer until the goods have been delivered to the customer.

In the case of purchase of goods, consumers have a 2-year right to make a complaint under the Danish Sale of Goods Act. Complaints must be made within a reasonable time after the defect has been discovered. If the goods are defective, the customer shall have the rights available under Danish law, including, where applicable, repair, replacement, a proportionate price reduction, termination of the contract or compensation. If the complaint is justified, Aetas will bear the reasonable and necessary return costs.

11. Healthcare Services, Analyses and Prescriptions

All healthcare assessments, treatment decisions and any prescriptions are based on an individual medical assessment by a physician. Payment for a consultation, a treatment programme or a prescription fee does not in itself guarantee that a prescription will be issued, that a specific treatment will be prescribed, or that a particular result will be achieved.

Turnaround times for analyses and examinations are indicative only. Delays or the need for repeat sampling may occur due to technical errors, quality issues, unclear results or circumstances beyond Aetas’ control. If the error is attributable to Aetas or its suppliers, any necessary repeat testing or repetition of the service will be carried out without additional charge for the same service.

Information on the website and in general informational materials is for general information purposes only and cannot replace individual healthcare advice.

12. Annual Packages and Recurring Service Programmes

For private customers, the recommended and generally applied model is that Baseline, Health Intelligence or similar programmes are sold as a 12-month annual package which expires automatically at the end of the period unless the customer actively renews the programme. Accordingly, there is no automatic renewal for a new binding period unless this has been separately agreed and lawfully notified.

If Aetas at a later stage offers genuine ongoing subscriptions to private consumers, such subscriptions will be governed by separate subscription terms, including rules on termination, notice of changes and cancellation through the same medium or platform through which the agreement was entered into.

13. Changes to Prices and Terms

Aetas may change prices and terms for future purchases and new agreements. Agreements already entered into will not be changed unilaterally to the customer’s detriment unless this has been clearly agreed, is objectively justified and has been notified in accordance with applicable law.

In the case of material changes to ongoing agreements or other agreements under which the customer is bound over time, the customer will be notified individually and with reasonable notice. If the change is materially burdensome to the customer, the customer must be allowed to terminate the agreement or avoid becoming bound by the change, unless otherwise required by mandatory law or the nature of the agreement.

14. Complaints

Complaints regarding purchases, invoicing, delivery or other commercial matters must first be submitted to Aetas via our contact form at aetas.dk. If a consumer and Aetas are unable to reach a solution, the consumer may submit a complaint through the Danish Mediation Team for Consumer Complaints and, where applicable, the Danish Consumer Complaints Board, provided the case meets the applicable requirements.

If the complaint concerns healthcare treatment or a specific healthcare professional, the customer may also explore the available options through the Danish Patient Safety Authority. If the customer believes they have suffered a treatment injury or medicine-related injury, compensation may be sought through the Danish Patient Compensation Association.

15. Foreign Clinics 

In certain cases, Aetas may provide general guidance regarding foreign clinics or foreign suppliers. Unless expressly stated in the specific agreement, Aetas is not a contractual party to the customer’s agreement with a foreign clinic, foreign pharmacy or other third-party supplier.

16. Liability and Limitation of Liability

Nothing in these terms limits the customer’s rights under mandatory consumer protection law, healthcare legislation, product liability law or other mandatory legislation.

Aetas shall not be liable for indirect loss, operating loss, loss of profit or consequential loss, unless otherwise required by mandatory law or caused by gross negligence or wilful misconduct.

Aetas shall not be liable for delays or non-performance caused by circumstances beyond Aetas’ reasonable control, cf. clause 17.

17. Force Majeure

Neither party shall be liable for non-performance or delayed performance where such non-performance or delay is caused by circumstances beyond that party’s reasonable control, including war, terrorism, natural disasters, fire, flooding, epidemics, governmental orders, extensive IT outages, supplier failures or other extraordinary events.

The affected party shall inform the other party of the force majeure situation without undue delay. If the situation continues for substantially longer than anticipated, either party may terminate the unperformed part of the agreement against repayment of amounts paid for services not delivered.

18. Governing Law and Jurisdiction

The agreement shall be governed by Danish law. Mandatory consumer protection rules and rules regarding competent complaints bodies or court jurisdiction shall prevail over any agreed jurisdiction provisions.