Læs venligst nedenstående betingelser og privatlivspolitik grundigt, før du samtykker 

(Læsetid cirka 5-7 minutter)

Senest ændret 28. august 2025

Nedenfor finder du:

1. Betingelser for klienter, terapi og psykologisk rådgivning
2. Privatlivspolitik
3. Betingelser for supervision af psykologer og andre fagpersoner

Med din accept, samtykker du til følgende vilkår:

Med din accept af betingelser og privatlivspolitik som er beskrevet nedenfor (læs dem venligst grundigt), samtykker du til:

1. at vi må kontakte dig vedrørende aftaler hos os, herunder sende påmindelsser om aftalte tider, kontakte dig ved evt. forsinkelse og evt. udeblivelse samt kontakte dig ved manglende nye aftaler, dersom dit forløb hos os ikke er afsluttet
2. at vi må kontakte dig omkring forhold i klinikken, f.eks. ændring af åbningstider, nye behandlingsmuligheder, onlineprodukter mv.
3. at du er indforstået med vores betingelser for onlinebooking, afbud og udeblivelser 
4. at du er indforstået med priser og betalingsbetingelser samt betingelser for evt. afregning med forsikring, kommune, arbejdsgiver eller anden tredje part
5. at du er blevet informeret om / bekendt med at regler for tavshedspligten og dens undtagelser, samt journalpligt. 
6. at du er blevet informeret om tilsynsmyndighed og klagemuligheder i forhold til autoriseret sundhedspersonale
7. at vi må indsamle og behandle dine nødvendige personfølsomme oplysninger samt at du er blevet oplyst om, hvordan vi behandler disse i nedenstående Privatlivspolitik.
8. at vi må sende et startbrev om dato for opstart til din læge samt et orienterende slutbrev om dit forløb til din læge. Det gør vi kun, hvis du er lægehenvist til behandling hos os. 

1. Betingelser for klienter, terapi og psykologisk rådgivning:

1.1. Onlinebooking / brug af vores online kalender

Du har adgang til at se, ændre og aflyse tider i vores online kalender på www.birkholm.dk.

Vær venlig at ændre tider i så god tid, at andre kan nå at få glæde af den. Ændringer med få dages varsel vanskeliggør det for andre. 

Du modtager automatisk e-mail bekræftelse, når din aftale bookes samt e-mail påmindelse 7 dage før og sms påmindelse 24 timer før din aftale. Hvis du ikke har modtaget disse automatiske beskeder, så er din aftale ikke registreret i vores system. 

Ved opstart booker vi min. 3 tider i kalenderen. Det er vigtigt, at du herefter hele tiden selv sørger for at have booket 3-4 tider i vores kalender. Du bør altså altid booke en ny tid, hver gang vi er færdige med en samtale eller du aflyser en tid. Hvis du glemmer det, risikerer du, at du ikke kan få en ny tid, fordi vores kalender er fyldt op. Hvis din forløb er med lægehenvisning skal du have booket tider min. 3 måneder frem.

For at sikre os, at der er ledige tider til igangværende forløb, lukker vi for din adgang til online booking, når du afslutter dit forløb hos os.

1.2. Afbudsregler

Vi vil sætte stor pris på, hvis du melder afbud i så god tid, at andre kan nå at tage fri fra skole/arbejde og få glæde af tiden. 

Ved udeblivelse eller for sent afbud betales fuldt honorar for den pågældende aftale uanset årsag (dvs. også ved sygdom). Ved gentagne afbud opkræves dobbelt afbudsgebyr.

Generelle betingelser for afbud

• Afbud skal ske ved at du sletter din tid i online kalenderen senest 24 timer før (hvis du er lægehenvist er det senest kl. 12.00 dagen før din aftale).
• Der tages ikke imod afbud på e-mail og sms.
• Afbud gælder kun hvis du rettidigt har slettet din tid i online kalenderen.

Hvis dit forsikringsselskab betaler for samtalerne, så vær opmærksom på, at nogle forsikringsselskaber ikke dækker din udgift ved for sent afbud og at det i sidste instans altid vil være dig, der hæfter for betalingen.

Hvis du er dækket gennem Prescriba, er dit afbudsgebyr ved for sent afbud kr. 350,-. 

Hvis du er lægehenvist, vil du blive opkrævet et afbudsgebyr svarende til din fulde egenbetaling (dette beløb gælder også hvis du, pga. din henvisningsårsag, er berettiget til vederlagsfri psykologbehandling). Vær opmærksom på, at jeg ikke får dækket vores honorar fra Regionen, hvis du melder for sent afbud. Opkrævning af dobbeltafbudsgebyr ved gentagne for sene afbud gælder også ved afbud med lægehenvisning.

Ved gentagne afbud i sidste øjeblik før afbudsfristen udløbet (dvs. med mindre end 48 timer til din aftale), forbeholder vi os ret til at afslutte dit forløb.

1.3. Regler om forsinkelse

Kommer du for sent til en aftale, gælder den aftalte tid alligevel. En forsinkelse på over 20 minutter efter aftalt mødetidspunkt, betragtes som en udeblivelse (se afbudsregler ovenfor).

1.4. Priser og betalingsbetingelser

Betaling skal ske senest i forbindelse med din konsultation. 

Ved betaling senere end i forbindelse med din konsultation pålægges et administrationsgebyr på kr. 100,- som opkræves på din næste betaling.

Betaling kan ske med MobilePay eller kontant (vi tager ikke imod Dankort). Med mindre andet er aftalt fremsendes faktura via MobilePay i forbindelse med din konsultation. MobilePay har et transaktionsgebyr på 1%.

Hvis du ønsker at betale kontant, bedes du give besked herom i god tid før din konsultation.  

En konsultation er inklusive betaling og aftale om ny tid. 

Vær opmærksom på aftentillæg for tider efter kl. 17:00 samt for evt. weekendtider - lægehenviste og forsikringsklienter kan ikke benytte aften- og weekendtider. 

Gældende priser fremgår af hjemmesiden: https://birkholm.dk/priser-og-betaling/. 

Vores priser reguleres automatisk i april og oktober måned hvert år.

1.5. Betingelser for hel eller delvis afregning med trediepart, f.eks. forsikringsselskab, arbejdsgiver eller kommune 

Hvis kommune, arbejdsgiver, fagforening, forsikringsselskab eller anden trediepart har givet tilsagn om at betale helt eller delvist, skal der forud for booking af første samtale foreligge aftale med os herom ellers sørger du selv for dit mellemværende med den, som godtgør dig.

Du er forpligtet til at dække evt. restbeløb eller manglende betaling.

Du kan ikke midt i et forløb hos os overdrage afregningen til en (ny) trediepart. Vi har samarbejdsaftaler med forskellige forsikringsselskaber, som stiller forskellige krav til behandlingsforløb hos os. For at kunne leve op til disse krav, er det nødvendigt, at vi fra start planlægger behandlingsforløbet herefter og fra start har mulighed for at afstemme dette med dig. Derfor kan du ikke midt i et forløb bede os afregne med dit forsikringsselskab eller med en anden trediepart.

Psykologernes brancheforening, Dansk Psykologforening, har udgivet “Faglige standarder for forsikringsdækkede psykologydelser“. Standarderne er en vejledning til dig som forsikringstager i forhold til, hvad du kan have glæde af at være opmærksom på, når du bruger din forsikring i forhold til psykologsamtaler.

Vær opmærksom på at forsikringsselskaber kun dækker samtaler, der foregår i dagtimerne (aftentider og evt. weekendtider er ikke muligt).

Ved afregning med forsikring, kommune eller øvrig trediepart opkræves et administrationsgebyr på kr. 100,- per konsultationstime.

1.6. Har du lægehenvisning, sender vi start- og slutbrev til din praktiserende læge 

Hvis du får samtaler i klinikken med lægehenvisning, så sender vi et startbrev til din praktiserende læge, hvor vi oplyser om, at forløbet er startet.

Ved forløbets afslutning sender vi et slutbrev. Vi oplyser din læge om: Antal samtaler, hvad der har været arbejdet med og ud fra hvilken metode samt hvilken effekt terapien har haft og hvordan du har det ved terapiens afslutning. Dette drøfter vi med dig inden afsendelse. 

Hvis du afslutter dit forløb uden aftale herom, så sender vi blot et orienterende brev til din læge om, at dit forløb er afsluttet med oplysninger om, at terapien er ophørt samt hvor mange samtaler, der har været.

Du kan altid trække dit samtykke hertil tilbage. 

1.7. Forholdsregler ved fysisk fremmøde og sygdom 

Af hensyn til immunesvage og kronisk syge, har vi følgende retningslinjer for fysisk fremmøde i klinikken:

• Vi giver ikke hånd i klinikken og vi har håndsprit stående fremme, som vi anbefaler, at du bruger ved ankomst til klinikken og efter behov.
• Du må ikke møde op i klinikken, hvis du har smitsomme symptomer som f.eks. hoste, snue eller feber eller hvis du har været sammen med nogen, der har influenza, Covid eller andre smitsomme sygdomme.
• Hvis du møder op med smitsomme symptomer, forbeholder vi os ret til at bede dig forlade klinikken uden at refundere din betaling. Din konsultation vil blive betragtet som aflyst for sent. 
• Hvis du har symptomer, som kan smitte, herunder hoste og forkølelse, skal du altid ændre din samtale til en online samtale. 

Sygdom fritager ikke fra vores afbudsregler. 

Relevant lovgivning

Per 1. januar 2026 ophæves Psykologloven og Psykolognævnet, som hørte under Socialministeriet, nedlægges. 

Psykologers virke vil per 1. januar 2026 være underlagt Indenrigs- og Sundhedsministeriet og psykologer vil være omfattet af de fælles sundhedsretlige regler, som gælder for autoriseret sundhedspersonale i Danmark: Sundhedsloven og Autorisationsloven. Dette sker for at sikre større patientsikkerhed og bedre patientrettigheder i forbindelse med psykologbehandling  - bl.a. ved øget tilsyn og bedre klagemuligheder.

Autoriserede psykologer er underlagt tavshedspligt og journalpligt - men per 1. januar 2026 gælder dette således, som det er beskrevet i Sundhedsloven og Autorisationsloven. 

1.8.Tavshedspligten

Autoriserede psykologer - og psykologistuderende i klinikken er underlagt Sundhedsloven. Derfor gælder sundhedspersonales tavshedspligt per 1. januar 2026 også for psykologer, som beskrevet i kapitel 9, pgf. 40. Indtil da gælder Psykologlovens bestemmelser herom. 

Jf. Straffelovens §§ 152–152 er det strafbart at videregive eller udnytte fortrolige oplysninger.

Oplysninger, der evt. skal videregives til f.eks. sagsbehandler eller forsikringsselskab, skal således først godkendes af dig og du skal have givet skriftligt tilsagn herom til os.

Undtagelser fra tavshedspligten

Jf. Sundhedslovens § 43, stk. 2 skal der gøres en undtagelse fra tavshedspligten i følgende tilfælde:

• hvis der foreligger åbenbar fare for dig eller andre.
• hvis det er nødvendigt for en myndigheds tilsyn- eller kontrolopgaver, f.eks. hvis psykologens praksis skal under tilsyn pga. klager eller lign.
• hvis det sker til et myndighedsgodkendt akkrediteringsorgan for at dokumentere arbejdsgange til akkreditering af psykologen.

Jf. Barnets lov § 133 gælder der en skærpet underretningspligt for sundhedspersonle, hvis der foreligger bekymringer for et barns eller en ungs sundhed, udvikling og trivsel. I så fald skal bopæls kommunen orienteres. 

Ved behov for evt. undtagelser fra tavshedspligten vil vi altid som det første inddrage og orientere dig. Kun i tilfælde hvor der kan opstå akut fare ved at orientere dig straks, vil vi fravælge at gøre det. 

1.9. Journalpligt

Jf. Journalføringsbekendtgørelsen har sundhedspersonale - herunder psykologer - pligt til at føre journal. Ingen andre end din psykolog har adgang til din journal. Du har altid ret til at se din journal, hvis du måtte ønske det. 

Jf. § 35, stk. 2. skal journaler opbevare i 5 år efter seneste journalnotat. Din journal og dine kontaktoplysninger slettes automatisk efter 5 år. 

Psykologistuderende i klinikken er underlagt samme journalpligt.

1.10. Tilsyn og etik 

Frem til 1. januar 2026 gælder følgende og da det indebærer væsentlige ændringer opdateres disse oplysninger først til januar. 

Følgende gælder restsen af 2025: 

Autoriserede psykologer er underlagt Psykolognævnets tilsyn og vi efterlever De Etiske Principper for Nordiske Psykologer, hvilket bl.a. kræver, at vi skal sørge for kontinuerlig faglig udvikling og vi skal arbejde ud fra forskningsbaseret behandlingsmetoder, hvor der er dokumenteret effekt.

2. PRIVATLIVSPOLITIK

2.1. Vi passer godt på dine personoplysninger

I forbindelse med psykologisk behandling og rådgivning hos os, vil vi jf. ovenfor være forpligtet til at føre journal. Vi vil derfor som dataansvarlig indsamle og behandle personoplysninger om dig. Her kan du læse, hvordan vi behandler dine personlige data.

Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning, dvs. Persondataloven, Persondataforordningen og Psykologloven.

Vi bruger følgende systemer til behandling af data:

• Terapeutbooking som klient- og journalsystem, til mailinglister og nyhedsbreve samt til samarbejdet med region og praktiserende læger og afregning med lægehenviste klienter. 
  Din journal ligger kun i kliniksystem og ingen andre har adgang til den. 
• Microsoft Office365 til email og opbevaring af evt. rapporter og undersøgelser
• Whereby til e-terapi / online videosamtaler

Alle disse systemer lever op til Persondataforordningens krav til datasikkerhed.

Birkholm.dk er en ssl-sikret hjemmeside. Vi opbevarer ingen persondata på hjemmesiden eller hos vores udbyder (Simply.com). 

Når vi skal sende et dokument med personfølsomme oplysninger til en myndighed bruger vi e-boks eller Terapeutbookings beskedsystem til praktiserende læger. Vi sender ikke personfølsomme oplysninger til klienter via e-mail. Aftaler om tider i klinikken betragtes ikke som personfølsomme oplysninger af Datatilsynet.  

Du kan skrive fortroligt til os via vores kontaktformular på hjemmesiden.

2.2. Kun relevante og nødvendige personoplysninger om dig

Personoplysninger om dig, får vi direkte fra dig og i nogle tilfælde fra dem, som evt. henviser dig til os, f.eks. din sagsbehandler, dit forsikringsselskab eller via din henvisning fra egen læge. På denne baggrund indsamler og opbevarer vi følgende oplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, email, telefonnummer samt datoer og tidspunkter for dine aftaler hos os. Evt. forsikringspolicenummer og forsikringsselskab ved afregning med trediepart.
• Følsomme personoplysninger: Personnummer, helbredsoplysninger, herunder evt. din henvisning fra egen læge samt relevante oplysninger om arbejds- og privatlivsforhold.

Vi indsamler og opbevarer kun personlige oplysninger, når der er brug for det i forbindelse med:

• behandlinger og rådgivninger
• journalføring og administration af dit klientforhold til os
• salg af tjenesteydelser og evt. online produkter fra vores klinik
• opfyldelse af lovkrav.

2.3. Frivillighed og samtykke

Du har ikke pligt til at give os dine personoplysninger. Vi kan dog ikke varetage formålet med vores samtaler uden dit samtykke til, at vi må indsamle og opbevare dine oplysninger, jf. ovenfor. Det vil derfor ikke være muligt for os at behandle eller rådgive dig uden dit samtykke til, at vi må indsamle og opbevare disse oplysninger.

Dit samtykke til vores betingelser og vores privatlivspolitik giver du elektronisk, når du accepterer disse vilkår.

2.4. Hvis dit forløb er gennem Prescriba

Hvis du kommer via Prescriba, er der særlige betingelser i forhold til at udveksle oplysninger med Prescriba om dig: 

• Vi modtager oplysninger fra dem om, dig og hvad du er bevilliget hjælp til. 
• Vi skal løbende og til slut rapportere til Prescriba. Det drejer sig om oplysninger i forbindelse med afregning, ansøgning om timer samt i forbindelse med dokumenation for, at der behandles på henvisningsårsagen og indenfor dine forsikringsbetingelsers rammer og vi skal dokumentere behandlingseffekt. 

Ved at give samtykke til vores betingelser her - giver du også samtykke til, at vi må videregive oplysninger til Prescriba om antal af behandlinger og status på dit behandlingsforløb - både løbende og ved afslutning af behandlingsforløb. Disse oplysninger videregives til Prescriba med henblik på rapportering til deres kunde/dit forsikringsselskab. 

Vi passer stadig på dig her i klinikken - derfor beder vi altid også om dit mundtlige samtykke til oplysninger, som der måtte være behov for at videregive til Prescriba. Du vil altid være inddraget i og få mulighed for at samtykke til, hvilke oplysninger, det drejer sig om. 

Hvis du trækker dit samtykke tilbage jf. nedenfor, kan vi desværre ikke fortsætte samarbejdet med dit forsikringsselskab om din behandling hos os.

2.5. Du kan tilbagekalde dit samtykke

Hvis du har givet samtykke til, at vi må indsamle og behandle dine personoplysninger, har du ret til at tilbagekalde samtykket. Du kan tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte klinikken – se kontaktoplysninger på hjemmesiden.

Hvis du vælger at tilbagekalde dit samtykke, påvirker det ikke behandlingen forud for tilbagekaldelsen af samtykket. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det således først virkning fra det tidspunkt, hvor din tilbagetrækning sker.

2.6. Vi sletter dine personoplysninger efter 5 år

Autoriserede psykologer, har iflg. Journalføringsbekendtgørelsen § 35, stk. 2. pligt til at opbevare journaler i 5 år efter seneste journalnotat. 

I vores system slettes din journal automatisk 5 år efter seneste journalnotat. 

Psykologistuderende i klinikken er omfattet af samme journalpligt. Efter 5 år slettes din journal.

2.7. Dine rettigheder

I forhold til de persondata, vi opbevarer om dig, har du følgende rettigheder:  

• retten til indsigt i personoplysninger
• retten til at få ændret ukorrekte oplysninger
• retten til at få slettet oplysninger (*)
• retten til at få begrænset oplysninger
• retten til data-portabilitet, dvs. at få udleveret dine oplysning fra mig i et almindeligt anvendt format
• retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne.

Du kan læse mere om dine rettigheder hos Datatilsynet.

(*) Retten til sletning er dog modificeret af Journalføringsbekendtgørelsen § 35, stk. 2 om pligt til at føre journal, som bestemmer, at der ikke må ske sletning i patientjournaler, men alene rettelser som tilføjelser. Dertil skal journaler Journalføringsbekendtgørelsen opbevares i 5 år.

2.8. Cookies på vores hjemmeside

Når du anvender min hjemmeside, indsamler vi cookies til forskellige formål. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes på din computer, mobiltelefon eller tablet. Den er harmløs og kan ikke indeholde skadelig kode eller virus. Vi bruger cookies til at:

• forbedre funktionaliteten og optimere din oplevelse af birkholm.dk
• analysere og måle trafikken på min hjemmeside med henblik på løbende optimering
• sikre kvaliteten af birkholm.dk og forhindre misbrug og uregelmæssigheder i forbindelse med brugen af vores services

Du har mulighed for at slette eller blokere for cookies. Her finder du en vejledning til hvordan: http://minecookies.org/cookiehandtering/.

2.9. Dine klagemuligheder - HB HERTIL HERTIL

Hvis du er utilfreds med måden, vi behandler dine personoplysninger på, vil vi meget gerne høre fra dig og om muligt ændre det, du ikke er tilfreds med. Du har ret til at indgive klage til Datatilsynet.

Kontaktoplysninger til os som dataansvarlig fremgår af hjemmesiden www.birkholm.dk.

3. Betingelser for supervision af psykologer og andre fagpersoner

Der må ikke gengives indhold fra supervisionen, der kan identificere deltagere eller klienter og supervisionen må ikke uden samtykke optages på video eller lyd.

Hvis supervisor bliver bekendt med uetiske forhold eller der opstår en faglig bekymring, vil supervisor kontakte supervisanden og drøfte forholdene samt drøfte hvilke tiltag, der kræves.

Gældende priser og betalingsbetingelser fremgår af hjemmesiden: https://birkholm.dk/priser-og-betaling/. 

Vores priser reguleres automatisk i april og oktober måned hvert år.

Vær opmærksom på at punkt 1.7. ovenfor om symptomer på sygdom og fysisk fremmøde også gælder supervision.

3.1. Individuel supervision 

Du har adgang til at se, ændre og aflyse tider til individuel supervision i vores online kalender på birkholm.dk. 

Afbud af supervision sker ved at slette din tid i online kalenderen. Vi hensyn og gør det i god tid, så andre kan få glæde af din tid.

Afbudsfrister for individuel supervision:

• Individuel supervision aftalt til 1-1,5 timer, kan aflyses op til 24 timer før
• Individuel supervision aftalt til 2 timer, kan aflyses op til 2 dage før
• Individuel supervision aftalt til 3 timer, kan aflyses op til 3 dage før
• Individuel supervision aftalt til 4 timer, kan aflyses op til 4 dage før

Ved udeblivelse eller for sent afbud betales fuldt honorar for den pågældende aftale uanset årsag. En forsinkelse på over ⅓ af den aftalte supervisionstid betragtes som en udeblivelse.

Betaling kan ske kontant ved fremmøde (MobilePay) eller der kan faktureres månedligt eller kvartalsvis til arbejdsgiver samt til evt. EAN nummer. 

3.2. Gruppesupervision

Der gælder følgende aflysningsregler for gruppesupervision:

• Gruppesupervision aftalt til 2 timer, kan aflyses op til 2 dage før
• Gruppesupervision aftalt til 3-4 timer, kan aflyses op til 1 uge før
• Gruppesupervision aftalt til  > 4 timer, kan aflyses op til 10 dage før

Aflysning af supervision sker på email helle@birkholm.dk og er først modtaget, når den er bekræftet. Individuelle afbud skal sker til både supervisor og medsupervisander.

Med mindre andet er aftalt, er honorar for gruppesupervision ikke afhængig af, om enkelte supervisander melder afbud. Der sker ikke reduktion i honorar grundet enkelt supervisanders fravær. Ved individuelt fravær hæftes der altså for betaling, med mindre supervisionen aflyses helt inden for ovenstående frister. 

Betaling kan ske til MobilePay eller bank. Der kan efter aftale faktureres månedligt eller kvartalsvis til arbejdsgiver samt til evt. EAN nummer. 

3.3. Særligt for åbne online supervisionsgruppe

• Åben gruppesupervision med løbende tilmelding, kan aflyses op til 14 dage før. Du er velkommen til at give din plads til en anden, hvis det aftales inden supervisionen, men betalingen refunderes ikke ved afbud senere end 2 uger.

Betaling kan ske til Mobilepay eller bank. Der kan efter aftale faktureres til arbejdsgiver samt til evt. EAN nummer. Med mindre andet er aftalt forfalder betalingen før deltagelse i supervisionen.