Betingelser og privatlivspolitik

Læs venligst de afsnit, der er relevante for dig, grundigt, før du accepterer.

1. Betingelser for terapi og rådgivning
2. Privatlivspolitik
3. Betingelser for supervision af psykologer og andre fagpersoner

Klienter: Læs afsnit 1 og 2 (ca. 10–12 minutter).
Supervisander: Læs afsnit 2 og 3 (ca. 5–7 minutter).

Senest ændret 12. oktober 2026

Når du accepterer gælder følgende

Med din accept af betingelser og privatlivspolitik som er beskrevet nedenfor (læs dem venligst grundigt), samtykker du til:

1. at vi må kontakte dig om dine aftaler, sende påmindelser og kontakte dig ved forsinkelse eller udeblivelse, eller hvis du mangler at booke nye tider i et igangværende forløb
2. at vi må kontakte dig omkring forhold i klinikken, f.eks. ændring af åbningstider, nye behandlingsmuligheder, onlineprodukter mv.
3. at du accepterer vores betingelser for onlinebooking, afbud og udeblivelser 
4. at du er indforstået med priser og betalingsbetingelser også hvis vi skal afregne med din forsikring, kommune, arbejdsgiver eller anden tredje part
5. at du er blevet informeret om tavshedspligten og dens undtagelser, samt vores journalpligt. 
6. at du er blevet informeret om tilsynsmyndighed og klagemuligheder i forhold til autoriseret sundhedspersonale
7. at du er blevet informeret om vores Privatlivspolitik, herunder hvordan vi behandler dine personfølsomme oplysninger.
8.  at vi må sende din læge et brev om din opstart og et afsluttende brev om dit forløb. Det gør vi kun, hvis du er lægehenvist til behandling hos os. 

1. Betingelser for terapi og psykologisk rådgivning

1.1. Onlinebooking / brug af vores online kalender

Du kan se, ændre og aflyse dine tider i vores onlinekalender på www.birkholm.dk.

Vær venlig at ændre tider i så god tid som muligt, så andre kan nå at få glæde af dem.

Du modtager automatisk e-mail bekræftelse, når din aftale bookes samt e-mail påmindelse 7 dage før og sms påmindelse 24 timer før din aftale. Hvis du ikke har modtaget disse automatiske beskeder, så er din aftale ikke registreret i vores system. 

Det er vigtigt, at du altid har tider booket, gerne mange uger frem. Book derfor en ny tid efter hver samtale, eller når du aflyser en tid, så du undgår at stå uden tider, hvis kalenderen er fyldt. Er du lægehenvist, skal du have booket tider mindst 3 måneder frem.

Når du afslutter dit forløb hos os, lukker vi din adgang til onlinebooking.

1.2. Afbudsregler 

Afbud skal ske senest kl. 12.00 dagen før din aftale ved at slette tiden i onlinekalenderen. Vi tager ikke imod afbud på e-mail eller sms.

Vi vil sætte stor pris på, hvis du melder afbud i så god tid, at andre kan nå at tage fri fra skole eller arbejde og få glæde af tiden.

Betaling ved udeblivelse eller for sent afbud

Ved udeblivelse eller for sent afbud opkræves fuld betaling, uanset årsag – også ved sygdom.

Med lægehenvisning følger vi regionens afbudsregler og opkræver et afbudsgebyr svarende til din fulde egenbetaling. Hvis du er berettiget til gratis psykologbehandling, svarer gebyret til den almindelige egenbetaling. Regionen betaler ikke sin andel af honoraret ved for sent afbud eller udeblivelse.

Ved gentagne udeblivelser eller for sene afbud med lægehenvisning opkræver vi dobbelt afbudsgebyr svarende til to gange den almindelige egenbetaling. Det gælder også, hvis du er berettiget til gratis psykologbehandling.

Hvis dit forsikringsselskab betaler for samtalerne, skal du være opmærksom på, at det ikke nødvendigvis dækker betalingen ved udeblivelse eller for sent afbud. Hvis selskabet ikke dækker, skal du selv betale.

Ved gentagne afbud med mindre end 48 timer til din aftale forbeholder vi os ret til at afslutte dit forløb, også selvom du har overholdt afbudsfristen.

1.3. Regler om forsinkelse

Kommer du for sent til en aftale, gælder den aftalte tid alligevel. En forsinkelse på over 20 minutter efter aftalt mødetidspunkt, betragtes som en udeblivelse (se afbudsregler ovenfor).

1.4. Priser og betalingsbetingelser

Du bedes betale senest i forbindelse med din konsultation - enten kontant eller ved at acceptere den MobilePay anmodning, som vi sender til dig samme dag. Vi tager ikke imod Dankort i klinikken.

Hvis vi aftaler en anden betalingsordning, herunder bankoverførsel, opkræves et administrationsgebyr på 100 kr. for den ekstra administrative håndtering af betalingen. Det samme gælder ved betaling senere end samme dag som din konsultation. Administrationsgebyret opkræves på din næste betaling.

En konsultation er inklusive betaling og aftale om ny tid. 

Vær opmærksom på aftentillæg for tider efter kl. 17:00. Lægehenviste og forsikringsklienter kan ikke benytte aften- og weekendtider. 

Gældende priser fremgår af hjemmesiden: https://birkholm.dk/priser-og-betaling/. 

Vores priser reguleres automatisk i april og oktober måned hvert år.

1.5. Betingelser for hel eller delvis afregning med tredjepart, f.eks. forsikringsselskab, arbejdsgiver eller kommune 

Hvis vi skal afregne dine samtaler med din kommune, arbejdsgiver, fagforening, forsikringsselskab eller anden tredjepart skal det være aftalt med os før opstart af dit forløb. Ellers sørger du selv for dit mellemværende med den, som godtgør dig.

Du er forpligtet til at dække eventuelle restbeløb eller manglende betaling fra en betalende tredjepart.

Afregning med forsikringsselskab eller anden tredjepart kan ikke uden forudgående aftale ændres undervejs i forløbet. Vi har samarbejdsaftaler med forskellige forsikringsselskaber, som stiller forskellige krav til behandlingen. For at kunne leve op til disse krav er det nødvendigt, at vi fra start planlægger forløbet herefter og afstemmer det med dig.

Psykologernes brancheforening, Dansk Psykologforening, har udgivet “Faglige standarder for forsikringsdækkede psykologydelser“. Standarderne vejleder dig om, hvad du kan have glæde af at være opmærksom på, når du bruger din forsikring til psykologbehandling.

Vær opmærksom på at forsikringsselskaber kun dækker samtaler, der foregår i dagtimerne (aftentider og evt. weekendtider er ikke muligt).

Ved afregning med forsikring, kommune eller øvrig tredjepart opkræves et administrationsgebyr på kr. 100,- per konsultationstime.

1.6. Har du lægehenvisning, sender vi start- og slutbrev til din læge 

Har du lægehenvisning, sender vi et start- og slutbrev til din læge med information om henholdsvis opstart og afslutning samt behandlingens effekt, som beskrevet i psykologernes overenskomst med regionerne.

Du kan altid trække dit samtykke hertil tilbage.

1.7. Forholdsregler ved fysisk fremmøde og sygdom 

Af hensyn til immunsvækkede og kronisk syge giver vi ikke hånd i klinikken og anbefaler brug af håndsprit.

Har du symptomer på smitsom sygdom, f.eks. hoste, forkølelse eller feber, skal din samtale ændres til en online samtale. Du må ikke møde fysisk op i klinikken.

Møder du op med smitsomme symptomer, kan du blive afvist, og konsultationen betragtes som et for sent afbud med fuld betalingspligt.

Sygdom fritager ikke fra vores afbudsregler. 

1.8. Tilsyn og patientsikkerhed

Autoriserede psykologer er omfattet af den sundhedsfaglige autorisationsordning under Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

Vi er således underlagt Styrelsen for Patientsikkerheds tilsyn og vores arbejde er omfattet af autorisationsloven og sundhedslovens relevante bestemmelser, herunder reglerne om informeret samtykke, tavshedspligt og patienters rettigheder.

Vi har desuden pligt til at føre og opbevare journal efter de gældende journalføringsregler.

Klager over sundhedsfaglig behandling kan indgives til Styrelsen for Patientklager.

Her kan du læse mere om dine rettigheder jf. Styrelsen for Patientsikkerhed og om dine klagemuligheder hos Styrelsen for Patientklager.

Her finder du Sundhedsloven og Autorisationsloven.

1.9.Tavshedspligten

Psykologer og psykologistuderende i klinikken, er underlagt tavshedspligt efter Sundhedslovens kapitel 9, § 40.

Uberettiget videregivelse eller udnyttelse af fortrolige oplysninger kan være strafbar.

Hvis vi skal videregive oplysninger om dig til f.eks. din sagsbehandler eller dit forsikringsselskab, skal du som udgangspunkt først godkende, hvilke oplysninger vi må dele, og give os dit skriftlige samtykke.

Undtagelser fra tavshedspligten

Jf. Sundhedslovens § 43, stk. 2 skal der gøres en undtagelse fra tavshedspligten i følgende tilfælde:

• hvis der foreligger åbenbar fare for dig eller andre.
• hvis det er nødvendigt for en myndigheds tilsyn- eller kontrolopgaver, f.eks. hvis psykologens praksis skal under tilsyn pga. klager eller lign.

Jf. Barnets lov § 133 gælder der en skærpet underretningspligt for sundhedspersonale, hvis der foreligger bekymringer for et barns eller en ungs sundhed, udvikling og trivsel. I så fald skal bopælskommunen orienteres. 

Ved behov for evt. undtagelser fra tavshedspligten vil vi altid som det første inddrage og orientere dig. Kun i tilfælde hvor der kan opstå akut fare ved at orientere dig straks, vil vi fravælge at gøre det. 

1.10. Journalpligt

Jf. Journalføringsbekendtgørelsen har sundhedspersonale - herunder psykologer - pligt til at føre journal. Din journal behandles fortroligt, og kun personer med lovlig adgang må få adgang til oplysningerne. Du har altid ret til at se din journal, hvis du måtte ønske det. 

Jf. § 35, stk. 2. skal journaler opbevare i 5 år efter seneste journalnotat. Din journal og dine kontaktoplysninger slettes automatisk efter 5 år. 

Psykologistuderende i klinikken er underlagt samme journalpligt.

1.11. Etiske Principper for Psykologer 

I klinikken efterlever vi De Etiske Principper for Nordiske Psykologer, hvilket bl.a. indebærer, at vi sørger for kontinuerlig faglig udvikling og at vi arbejde ud fra forskningsbaserede behandlingsmetoder, hvor der er dokumenteret effekt.

2. PRIVATLIVSPOLITIK

Du kan skrive fortroligt til os via vores kontaktformular på hjemmesiden. 

2.1. Vi passer godt på dine personoplysninger

I forbindelse med vores journalpligt, vil vi som dataansvarlig indsamle og behandle personoplysninger om dig. 

Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning herunder  Persondataloven, Persondataforordningen.

Vi bruger følgende systemer til behandling af data:

• Terapeutbooking som klient- og journalsystem, til mailinglister og nyhedsbreve samt til samarbejdet med region og praktiserende læger og afregning med lægehenviste klienter. 
  Din journal ligger kun i dette kliniksystem og ingen andre har adgang til den. 
• Microsoft Office365 til email og opbevaring af evt. rapporter og undersøgelser
• Whereby til e-terapi / online videosamtaler

Alle disse systemer lever op til Persondataforordningens krav til datasikkerhed.

Birkholm.dk er en ssl-sikret hjemmeside. Vi opbevarer ingen persondata på hjemmesiden eller hos vores udbyder (Simply.com). 

Når vi skal sende et dokument med personfølsomme oplysninger til en myndighed bruger vi e-boks eller Terapeutbookings beskedsystem til praktiserende læger. Vi sender ikke personfølsomme oplysninger til klienter via e-mail. 

Aftaler om tider i klinikken betragtes ikke som personfølsomme oplysninger af Datatilsynet.  

2.2. Kun relevante og nødvendige personoplysninger om dig

Personoplysninger om dig, får vi direkte fra dig og i nogle tilfælde fra dem, som evt. henviser dig til os, f.eks. din sagsbehandler, dit forsikringsselskab eller via din henvisning fra egen læge. På denne baggrund indsamler og opbevarer vi følgende oplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, email, telefonnummer samt datoer og tidspunkter for dine aftaler hos os. Evt. forsikringspolicenummer og forsikringsselskab ved afregning med tredjepart.
• Følsomme personoplysninger: Personnummer, helbredsoplysninger, herunder evt. din henvisning fra egen læge samt relevante oplysninger om arbejds- og privatlivsforhold.

Vi indsamler og opbevarer kun personlige oplysninger, når der er brug for det i forbindelse med:

• behandlinger og rådgivninger
• journalføring og administration af dit klientforhold til os
• salg af tjenesteydelser og evt. online produkter fra vores klinik
• opfyldelse af lovkrav.

2.3. Frivillighed og samtykke

Du har ikke pligt til at give os dine personoplysninger. Vi kan dog ikke varetage formålet med vores samtaler uden dit samtykke til, at vi må indsamle og opbevare dine oplysninger, jf. ovenfor. Det vil derfor ikke være muligt for os at behandle eller rådgive dig uden dit samtykke til, at vi må indsamle og opbevare disse oplysninger.

Dit samtykke til vores betingelser og vores privatlivspolitik giver du elektronisk, når du accepterer disse vilkår.

2.4. Du kan tilbagekalde dit samtykke

Hvis du har givet samtykke til, at vi må indsamle og behandle dine personoplysninger, har du ret til at tilbagekalde samtykket. Du kan tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte klinikken – se kontaktoplysninger på hjemmesiden.

Hvis du vælger at tilbagekalde dit samtykke, påvirker det ikke behandlingen forud for tilbagekaldelsen af samtykket. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det således først virkning fra det tidspunkt, hvor din tilbagetrækning sker.

2.5. Vi sletter dine personoplysninger efter 5 år

Autoriserede psykologer, har iflg. Journalføringsbekendtgørelsen § 35, stk. 2. pligt til at opbevare journaler i 5 år efter seneste journalnotat. 

I vores system slettes din journal automatisk 5 år efter seneste journalnotat. 

Psykologistuderende i klinikken er omfattet af samme journalpligt. Efter 5 år slettes din journal.

2.6. Dine rettigheder

I forhold til de persondata, vi opbevarer om dig, har du følgende rettigheder:  

• retten til indsigt i personoplysninger
• retten til at få ændret ukorrekte oplysninger
• retten til at få slettet oplysninger (*)
• retten til at få begrænset oplysninger
• retten til data-portabilitet, dvs. at få udleveret dine oplysninger fra os i et almindeligt anvendt format
• retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysningerne.

Du kan læse mere om dine rettigheder hos Datatilsynet.

(*) Retten til sletning er dog modificeret af Journalføringsbekendtgørelsen § 35, stk. 2 om pligt til at føre journal, som bestemmer, at der ikke må ske sletning i patientjournaler, men alene rettelser som tilføjelser. Dertil skal journaler Journalføringsbekendtgørelsen opbevares i 5 år.

2.7. Cookies på vores hjemmeside

Når du anvender vores hjemmeside, indsamler vi cookies til forskellige formål. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes på din computer, mobiltelefon eller tablet. Den er harmløs og kan ikke indeholde skadelig kode eller virus. Vi bruger cookies til at:

• forbedre funktionaliteten og optimere din oplevelse af birkholm.dk
• analysere og måle trafikken på vores hjemmeside med henblik på løbende optimering
• sikre kvaliteten af birkholm.dk og forhindre misbrug og uregelmæssigheder i forbindelse med brugen af vores services

Du har mulighed for at slette eller blokere for cookies. Her finder du en vejledning til hvordan: http://minecookies.org/cookiehandtering/.

2.8. Dine klagemuligheder

Hvis du er utilfreds med måden, vi behandler dine personoplysninger på, vil vi meget gerne høre fra dig og om muligt ændre det, du ikke er tilfreds med. Du har ret til at indgive klage til Datatilsynet.

Kontaktoplysninger til os som dataansvarlig fremgår af hjemmesiden www.birkholm.dk.

3. Betingelser for supervision af psykologer og andre fagpersoner

Der må ikke gengives indhold fra supervisionen, der kan identificere deltagere eller klienter og supervisionen må ikke uden samtykke optages på video eller lyd.

Hvis supervisor bliver bekendt med uetiske forhold eller der opstår en faglig bekymring, vil supervisor kontakte supervisanden og drøfte forholdene samt drøfte hvilke tiltag, der kræves.

Gældende priser og betalingsbetingelser fremgår af hjemmesiden: https://birkholm.dk/priser-og-betaling/. 

Betaling kan ske kontant ved fremmøde (MobilePay) eller der kan faktureres månedligt eller kvartalsvis til arbejdsgiver samt til evt. EAN nummer. 

Vær opmærksom på at punkt 1.7. ovenfor om symptomer på sygdom og fysisk fremmøde også gælder supervision.

3.1. Individuel supervision 

Du har adgang til at se, ændre og aflyse tider til individuel supervision i vores online kalender på birkholm.dk. 

Afbud af supervision sker ved at slette din tid i online kalenderen. Vis hensyn og gør det i god tid, så andre kan få glæde af din tid.

Afbudsfrister for individuel supervision:

• Individuel supervision aftalt til 1-1,5 timer, kan aflyses op til 24 timer før
• Individuel supervision aftalt til 2 timer, kan aflyses op til 2 dage før
• Individuel supervision aftalt til 3 timer, kan aflyses op til 3 dage før
• Individuel supervision aftalt til 4 timer, kan aflyses op til 4 dage før

Ved udeblivelse eller for sent afbud betales fuldt honorar for den pågældende aftale uanset årsag. En forsinkelse på over ⅓ af den aftalte supervisionstid betragtes som en udeblivelse.

3.2. Gruppesupervision

Der gælder følgende aflysningsregler for gruppesupervision:

• Gruppesupervision aftalt til 2 timer, kan aflyses op til 2 dage før
• Gruppesupervision aftalt til 3-4 timer, kan aflyses op til 1 uge før
• Gruppesupervision aftalt til  > 4 timer, kan aflyses op til 10 dage før

Aflysning af supervision sker på email helle@birkholm.dk og er først modtaget, når den er bekræftet. Individuelle afbud skal ske til både supervisor og medsupervisander.

Medmindre andet er aftalt, er honorar for gruppesupervision ikke afhængig af, om enkelte supervisander melder afbud. Der sker ikke reduktion i honorar grundet enkelt supervisanders fravær. Ved individuelt fravær hæftes der altså for betaling, medmindre supervisionen aflyses helt inden for ovenstående frister.