Samtykke til håndtering af personoplysninger i forbindelse med behandlingsforløb hos Vibeke Danmark – Samtale & Kropsterapi

Kort resume over nedenstående fulde tekst

I forbindelse med behandlingsforløb hos mig, skal jeg bede dig om dit personlige og udtrykkelige samtykke til, at jeg må indhente, opbevare og behandle visse oplysninger om dig. 

Undervejs i forløbet fører jeg journal over behandlingen, indeholdende informationer i forbindelse med udvikling i behandlingen, processer, læring, vigtige oplevelser, udfordringer, grundproblematikker og andet, der opstår undervejs. 

Desuden vil jeg notere egne observationer og refleksioner, der dukker op i forløbet. Dette er for, at jeg løbende kan støtte og hjælpe bedst muligt.

Disse oplysninger kaldes følsomme personoplysninger.

Udover dette, vil jeg også komme i besiddelse af informationer fra vores eventuelle korrespondance undervejs. Dette kan også være af følsom karakter. 

Derudover skal jeg naturligvis have de data om dig, der er nødvendige i forhold til mit økonomisystem, så jeg kan sende fakturaer til dig. 

Herunder er specificeret, hvilke oplysninger, jeg opbevarer og behandler - samt hvordan de behandles. 

Jeg vil bede dig tage stilling til denne samtykkeerklæring og afkrydse nederst, hvorvidt du er indforstået med dette. 

På forhånd tak.

Kærlig hilsen,

Vibeke Danmark

Data, der opbevares

Journaloptegnelser

• CPR-numer hvis du er henvist fra kommunen
• Henvendelsesårsag
• Kropslige og psykiske symptomer
• Mønstre i symptomer
• Eventuelt lægebesøg
• Eventuel diagnose 
• Eventuel sygdomshistorie
• Tidligere behandlinger eller behandlingsformer; længden på disse og hvilken effekt de har haft
• Eventuelt arbejdsvilkår 
• Eventuelt private forhold og familieforhold 
• Mine egne observationer og refleksioner om grundproblematikker, mønstre m.v.

Mailkorrespondance/sms-korrespondance

• Eventuelle spørgsmål i forbindelse med forløbet 
• Afbud og årsagen hertil
• Udeblivelse uden afbud
• Eventuelle drøftelser af de oplysninger, beskrevet i ovenstående 

Der vil ikke blive kommunikeret om personlige udfordringer, beskrivelser og spørgsmål via mail- og sms-korrespondance. Det skal foregå ved personlig kontakt i terapirummet, eller i nødstilfælde pr telefon. Dette er for at beskytte dig og for at tage vare på tilliden og trygheden i vores relation. 

Oplysninger i henhold til Skattelovgivning og Bogføringsloven

Følgende oplysninger skal jeg opbevare i 5 år plus indeværende år - i henhold til Bogføringsloven og disse er derfor ikke indeholdt i samtykket. Du kan derfor ikke efterfølgende anmode om sletning af følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• Mailadresse
• Telefonnummer
• Økonomiske transaktioner

Data opbevares og behandles

Journaloptegnelser

Opbevares i sikkert IT-system - Terapeutbooking (www.terapeutbooking.dk)

Terapeutbooking lever op til alle krav i Persondataforordningen, og der har jeg indhentet en databehandleraftale, i henhold til lovgivningen.

Systemet er beskyttet af sikker kode og min computer er desuden låst med kode, når jeg efterlader den uden opsyn.

Sletning af journaloptegnelse sker 12 måneder efter, du har afsluttet dit forløb hos mig. Grunden til at opbevare dem i 12 måneder er at sikre dit forløb i tilfælde af genoptagelse af behandling. Ønsker du at få slettet oplysningerne inden 12 måneder, kan du til enhver tid meddele mig dette på: vibekedanmark@gmail.com

Hvis jeg skifter system eller flytter data til f.eks. 3. land (ikke GDPR-sikkert), vil du blive bedt om at afgive nyt samtykke inden, hvilket ligeledes er frivilligt.

Mail, sms og sikre beskeder

Jeg benytter mig af gmail.com. 

Gmail anses ikke for sikker kommunikation. Undlad derfor at bruge gmail til kommunikation af personfølsomme data. Brug i stedet kontaktformularen på www.vibekedanmark.dk, hvor du kan sende sikre, krypterede beskeder.

Mails og krypterede beskeder via kontaktformularen på www.vibekedanmark.dk slettes efter 1 måned. Men, hvis det har relevans i forhold til forløbet, bliver de kopieret ind i journalen og opbevaret efter de forskrifter, som er beskrevet ovenfor. 

Sms bliver slettet efter en måned. 

Dog, hvis de har relevans for forløbet, vil de blive kopieret ind i journalen i henhold til ovenstående. Min telefon er altid låst med kode, og det er kun mig, der har adgang til denne. 

Der vil ikke blive korresponderet via Facebook, Messenger eller andre sociale platforme omkring dit forløb hos mig, da dette ikke anses for sikker kommunikation.

Hvem har adgang til data

Journal

Data i journaler er kun tilgængelig for mig. Dog har Terapeutbooking (EasyPractice ApS
Strandlodsvej 44, 3. sal, 2300 København S) adgang til oplysningerne, men da de er underlagt reglerne for databehandlere og databehandleraftale, betegnes denne risiko for usandsynlig. Ønsker du at se denne aftale, kan du rekvirere den på mail: vibekedanmark@gmail.com

Jeg laver løbende supervision, hvor du vil blive anonymiseret, hvis jeg referer til dig. Supervision er underlagt tavshedspligt. 

Mail og sms

Jeg gemmer dagligt de mails, som jeg modtager, på min computers harddisk. Data i mails på min computers harddisk er kun tilgængelige for mig. Google har adgang til mails, der ligger på mailserveren. Data på mailserveren er underlagt Googles privatlivspolitik. 

Data, som jeg modtager på sms, er kun tilgængelig for mig. 

Tilbagekaldelse af samtykke:

Du kan altid, i overensstemmelse med Persondataforordningen, tilbagekalde dit samtykke. Dette vil betyde, at jeg sletter dine oplysninger hurtigst muligt og inden for 3 uger. 

I henhold til ovenstående, kan du ikke tilbagekalde oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med mit økonomisystem og oplysninger, som jeg skal opbevare i henhold til skatteloven.

Tilbagekaldelse af samtykker afgivet i dette dokument kan gøres ved at kontakte mig på: vibekedanmark@gmail.com

Klagemulighed

Du har ret til at indgive klage til tilsynsmyndigheden – (Datatilsynet) – www.datatilsynet.dk

Øvrigt

Såfremt personoplysningerne skal behandles til andet formål end ovenfor angivet, oplyses du om dette, hvor du skal afgive nyt og særskilt samtykke, inden behandlingen igangsættes.

Samtykke

Ved afgivelse af samtykke i dette dokument giver du dit samtykke til, at ovenstående data opbevares og behandles i mine systemer.

Samtykke er frivilligt og der stilles ikke krav om samtykke, for at være i forløb hos mig. 

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at skrive til mig på vibekedanmark@gmail.com

OBS:

Oplysninger nævnt ovenfor under punktet ”Oplysninger i henhold til Skattelovgivning og Bogføringsloven”, vil blive opbevaret i 5 år plus indeværende år, og er derfor ikke en del af denne samtykke-erklæring!

I øvrigt henvises til min privatlivspolitik, som du kan se på www.vibekedanmark.dk

Samtykke til udfyldelse

Jeg giver mit udtrykkelige samtykke til, at Vibeke Danmark må behandle mine oplysninger i forbindelse med Journaloptegnelser - i henhold til ovenstående.

Jeg giver mit udtrykkelige samtykke til, at Vibeke Danmark må opbevare og behandle mine oplysninger i forbindelse med afsendelse og modtagelse af mail, krypterede beskeder og sms i henhold til ovenstående.

Jeg giver mit samtykke til, at Vibeke Danmark må kontakte mig på mail eller via telefon i relation til mit forløb/aftaler.

Jeg har læst og forstået, at oplysninger til brug i økonomisystemet opbevares i 5 år i henhold til gældende lovgivning, og at disse oplysninger ikke kan kræves slettet inden 5 år.